Jangan Biarkan Laboratorium anda boncos, akibat akreditasi menguras kas. Perlu Tips Cerdas Mengatur Ruang Lingkup Lab untuk menyeimbangkan antara jumlah ruang lingkup akreditasi ISO/IEC 17025:2017
Biaya investasi (dan
pemeliharaan) akreditasi ISO/IEC 17025:2017 yang tinggi adalah salah satu
tantangan terbesar dalam manajemen laboratorium. Akreditasi memang tidak murah;
ada biaya asesmen KAN, Uji Profisiensi (UP), pembelian Certified Reference
Material (CRM), kalibrasi alat, hingga pelatihan personel.
Agar sertifikat akreditasi
tersebut tidak sekadar menjadi "pajangan mahal" tetapi benar-benar
menghasilkan Return on Investment (ROI) yang optimal, berikut adalah
strategi komprehensif yang bisa diterapkan:
1. Terapkan Prinsip
Pareto (Aturan 80/20) pada Parameter Uji
Tidak semua kemampuan
laboratorium harus langsung diakreditasikan. Analisis data historis permintaan
pengujian Anda. Biasanya, 20% dari jenis parameter pengujian menghasilkan 80%
dari total pendapatan laboratorium.
- Fokuskan ruang lingkup awal hanya pada parameter
"Core" (bervolume tinggi atau yang wajib secara regulasi).
- Jangan memaksakan akreditasi untuk
parameter yang permintaannya hanya 1-2 kali setahun, kecuali margin
keuntungannya sangat fantastis
2. Evaluasi Cost of
Quality (CoQ) per Parameter
Setiap penambahan satu
parameter ke dalam ruang lingkup membawa "biaya tak kasat mata" yang
wajib dipenuhi setiap tahun. Sebelum menambahkan parameter, hitung dengan
cermat:
- Berapa biaya kalibrasi spesifik
untuk alat ukurnya?
- Berapa harga CRM standar yang masa
kadaluarsanya cepat?
- Berapa biaya keikutsertaan Uji
Profisiensi (UP) atau Uji Banding Antar Laboratorium (UBAL) tahunannya?
Jika proyeksi pendapatan dari parameter tersebut tidak bisa menutup ketiga
running cost di atas, lebih baik parameter tersebut dikeluarkan
dari rencana ruang lingkup
3. Optimalisasi
Pengelompokan Instrumen
Maksimalkan utilitas alat
yang sudah ada. Jika laboratorium memiliki instrumen dengan biaya operasional
tinggi seperti GF-AAS atau HPLC, sangat disarankan untuk
mendaftarkan ruang lingkup yang mencakup beberapa parameter sekaligus
menggunakan instrumen tersebut. Satu kali kalibrasi instrumen dan satu kali maintenance
bisa mencakup banyak jenis analisis, sehingga biaya operasional alat bisa
"dibagi rata" ke beberapa parameter, membuat cost per test
menjadi lebih murah.
4. Ekspansi Ruang
Lingkup Secara Bertahap (Phasing)
Jangan langsung rakus
mendaftarkan puluhan parameter pada asesmen awal (inisial). Mulailah dengan
ruang lingkup inti yang kuat. Saat laboratorium sudah mulai mendapatkan income
dari sertifikat awal tersebut, gunakan keuntungannya untuk membiayai penambahan
ruang lingkup pada saat asesmen Survailen berikutnya. Pendekatan ini
sangat menjaga arus kas (cash flow) agar tidak berdarah-darah di depan.
5. Strategi Subkontrak
untuk Parameter Niche
Parameter Niche mengacu pada jenis pengujian yang sangat spesifik, khusus, dan biasanya memiliki target pasar yang kecil atau jarang diminta oleh pelanggan reguler.
Kata niche di sini menggambarkan sesuatu yang tidak bersifat umum atau massal.
Berikut adalah karakteristik utama dari sebuah Parameter Niche:
Volume Permintaan Rendah: Order atau sampel yang masuk untuk parameter ini sangat jarang, mungkin hanya beberapa kali dalam sebulan atau bahkan setahun.
Kebutuhan Alat Khusus dan Mahal: Membutuhkan instrumen analitik atau alat ukur yang investasinya sangat tinggi (misalnya: instrumen High-Resolution Mass Spectrometry yang sangat spesifik).
Keahlian Tingkat Tinggi: Membutuhkan analis atau teknisi dengan pelatihan khusus, sertifikasi langka, atau kompetensi spesifik yang tidak dimiliki oleh staf laboratorium pada umumnya.
Biaya Pemeliharaan Tinggi: Meskipun jarang digunakan, reagen, bahan kimia standar, biaya kalibrasi alat, dan perawatan instrumen untuk parameter ini tetap harus dibayar mahal agar selalu memenuhi standar kualitas (seperti ISO/IEC 17025).
Untuk pengujian yang
jarang diminta oleh pelanggan namun sesekali tetap dibutuhkan untuk pelayanan
satu pintu (one-stop service), manfaatkan klausul 7.1 (Kajian
Permintaan, Tender, dan Kontrak) terkait subkontrak. Alih-alih menghabiskan
biaya untuk mengakreditasi dan memelihara parameter tersebut sendiri,
subkontrakkan saja pengujiannya ke laboratorium lain yang sudah terakreditasi.
Laboratorium Anda tetap bisa mengambil margin pelayanan tanpa menanggung beban
biaya mutu tahunan.
6. Bedakan antara
"Kemampuan Lab" dan "Ruang Lingkup Akreditasi"
Laboratorium Anda mungkin
mampu menguji 50 parameter dengan baik menggunakan prinsip Good Laboratory
Practice (GLP). Namun, cukup akreditasikan 15-20 parameter yang paling
komersial atau dipersyaratkan oleh regulasi pasar. Sisa pengujian lainnya tetap
bisa dilayani sebagai pengujian non-akreditasi (tentunya dengan
mengkomunikasikan hal ini secara transparan kepada pelanggan sesuai klausul
kontrak).
